Приходный кассовый ордер (ПКО) - это документ, по которому производится прием наличных денег в кассу организации, оформляется унифицированной формой КО-1. Найти документ Приходный кассовый ордер в 1С 8.3 можно в меню Банк и касса – Кассовые документы:
Итак, при заполнении приходного кассового ордера в 1С 8.3, сначала определяем вид хозяйственной операции, в результате которой деньги приходуются в кассе. В этой форме документа есть реквизит Вид операции, при обращении к которому всплывает встроенный справочник операций:
Дата документа автоматически равна текущей, при необходимости ее можно менять. Номер документа проставляется тоже автоматически, по порядку. Но при необходимости его также можно менять.
В зависимости от установленного вида операций, экранная форма документа изменяется, предоставив пользователю 1С 8.3 для заполнения нужные реквизиты для синтетического и аналитического учета. Если в перечне операций нет подходящего по смыслу, то можно выбрать Прочий приход.
Итак, рассмотрим наиболее часто встречающиеся операции.
В шапке документа необходимо заполнить реквизит Контрагент, выбрав покупателя из соответствующего справочника, и проставить сумму в поле Сумма платежа.
- Кнопка «Добавить» добавляет пустые строчки в таблицу документа;
- Для аналитического учета необходимо заполнить реквизиты Договор и Статья ДДС, выбрав их из встроенных справочников. В процессе работы в 1С 8.3 можно дополнять справочники недостающими записями;
- Счет расчетов в таблице проставляется автоматически после установки вида операции. Счет 62.02 проставляется в случае, если это авансовый платеж;
- Если необходимо внести в печатную форму документа дополнительную информацию, то нажмите на строчке с выделенным зеленым шрифтом Реквизиты печатной формы:
После проведения документа по кнопка Провести или Провести и закрыть формируется бухгалтерская проводка с корреспонденцией счетов Дебет 50 Кредит 62.
- Кнопка Печать выводит на принтер унифицированную форму КО-1, заполненную соответствующими данными;
- Если организация является плательщиком НДС, то на полученный в аванс следует оформить счет-фактуру. Для этого следует использовать кнопку Создать на основании и выбрать одноименную строчку;
- Кнопка Еще содержит дополнительные функции, которые можно применить к документу, в том числе напечатать кассовый чек через подключенный фискальный регистратор или прикрепить дополнительные файлы:
Если в кассу поступает розничная выручка, то следует использовать другую операцию Розничная выручка.
При оформлении ПКО в 1С 8.3 на оприходование наличных из банка внешний вид экранной формы ПКО выглядит совсем по-другому. Автоматически проставляется счет кредита (счет 51):
В целях аналитического учета останется только указать реквизит Статья ДДС, а в реквизитах печатной формы документа ФИО сотрудника, вносившего деньги в кассу.
При выборе других видов операций по приему денежных средств, важно заполнить аналитику для бухгалтерских счетов по кредиту операции, так как дебет всегда будет в счете 50. Это как правило реквизиты Контрагент, Договор, Статья ДДС.
О возможных ошибках при проведении кассовых операций в 1С смотрите в нашем следующем видео:
Как сделать расходный кассовый ордер в 1С 8.3
Расходный кассовый ордер (РКО) формируется при выдаче наличных денег из кассы организации. Оформляется унифицированной формой КО-2.
Подобно заполнению приходного кассового ордера в 1С 8.3, содержание экранной формы зависит от типа выбранной операции. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся виды операций.
При выплате зарплаты в 1С 8.3:
- В шапке документа указываются дата выплаты и вид операции Выплата заработной платы по ведомостям;
- В табличной части этой формы по кнопке Добавить выбирается документ Ведомость в кассу, который можно предварительно создать (Ведомость по форме Т-53);
- Если необходимо, то можно добавить или изменить информацию в печатной форме, воспользовавшись строчкой Реквизиты печатной формы;
- При проведении документа создается бухгалтерская проводка с корреспонденцией Дебет 70 Кредит 50 с аналитикой по сотрудникам:
При выдаче денег в подотчет необходимо:
- Выбрать сотрудника из справочника Физические лица;
- Желательно в справочнике заполнить паспортные данные сотрудника, чтобы они автоматически заполнились в документе. Иначе, придется это делать каждый раз, когда заполняете РКО на конкретного человека;
- При проведении документа создается бухгалтерская проводка с корреспонденцией счетов Дебет 71 Кредит 50 с аналитикой по сотруднику:
Где в 1С 8.3 установить лимит остатка кассы
В 1С Бухгалтерия 8.3 за это отвечает регистр сведений Лимит остатка кассы. Указанный лимит будет действовать с той даты, которая введена в 1С 8.3 и пока не будут введены новые показатели:
Каким образом в 1С 8.2 можно отследить правильность соблюдения лимита кассы установленного банком рассмотрено в следующем видео уроке:
Изучить особенности оформления кассовых операций в 1С 8.3 (счета учета, документы, проводки) и научиться устанавливать лимит кассы для контроля за ведением кассовых операций можно на к в модуле .
Поставьте вашу оценку этой статье:
Ордерную схему документооборота (ДО) целесообразно использовать в том случае, если:
- финансовые документы по расчетам с поставщиками и клиентами оформляет один человек (менеджер), а фактическую приему/отгрузку товаров со склада регистрирует в программе другой человек (кладовщик),
- перечисленные выше сотрудники удалены друг от друга.
При использовании ордерной схемы ДО принято выделять две важные составляющие операций закупок и продаж: изменение состояния взаиморасчетов с контрагентом и отражение складских движений по номенклатуре. За изменение взаиморасчетов в таком случае отвечает документ Приобретение товаров и услуг (для закупок) и Реализация товаров и услуг (для продаж), а складские движения обеспечивают ордера - приходный и расходный.
В рамках урока мы рассмотрим отражение в УТ 11 трех видов операций:
- закупка у поставщика,
- перемещение товаров,
- продажа клиенту.
Настройка УТ 11 в части ордерного хранения
Здесь включаем использование ордерных складов и выбираем порядок оформления накладных и расходных ордеров (чаще всего вначале создаются накладные, а затем ордера).
Необходимо выбрать вариант формирования расходного ордера, на выбор 3 варианта:
- расходный ордер (РО) формирует кладовщик из рабочего места Отгрузка ,
- РО формирует менеджер из списка документов продажи,
- РО формируется автоматически на основании накладой.
В нашем примере мы остановимся на первом варианте.
Также нужно выбрать очередность создания накладной и приходного ордера (в нашем случае сначала будет формироваться накладная, а потом ордер).
Ввод НСИ, приходные и расходные операции
Создадим два ордерных склада. В карточке склада на первой вкладке никаких нововведений (по сравнению с неордерными складами):
На второй вкладке нужно выбрать операции, для которых необходимо применять ордерную схему:
Для более детального контроля обработки ордеров пользователями есть смысл установить использование статусов. Также можно установить дату, начиная с которой на складе действует ордерная схема (при пустой дате считается, что на складе ордерная схема действовала всегда).
Отразим закупку у поставщика.
Создаем новый документ, заполняем шапку, выбираем ордерный склад:
На второй закладке указываем сведения о номенклатуре:
Проводим документ. Открыв отчет по задолженности поставщикам, увидим что она выросла на сумму документа:
А вот номенклатура на склад не поступила:
Для отражения складской приемки введем приходный ордер, для этого откроем рабочее место Приемка :
В верхнем отборе нужно выбрать склад, после этого заполнится список необработанных распоряжений на оформление приходных ордеров. Видим, что появилось новое распоряжение, выделяем его в списке и нажимаем Создать ордер :
Открывается форма нового документа (почти полностью заполненного):
Для документа можно установить определенный статус:
Для автоматического заполнения количества можно воспользоваться кнопкой:
При необходимости, кладовщик прямо из формы документа может зарегистрировать штрихкод выбранного товара, создать упаковку, отредактировать реквизиты номенклатуры (добавить картинку, артикул, ввести весогабаритные характеристики и т.п.):
Для дополнительной проверки можно нажать на кнопку Проверить и пересчитать товар заново (с использование ТСД, сканера штрихкода или вручную):
В реальной жизни чаще всего при приемке на склад кладовщик выполняет следующую последовательность действий:
- по товаросопроводительным документам от поставщика находит нужное распоряжение в списке распоряжений в рабочем месте Приемка,
- на основании найденного распоряжения создает приходный ордер,
- проводит ордер, распечатывает из него Бланк приемки товаров (или Приходный ордер на товары ),
- пересчитывает привезенный поставщиком товар, заносит данные в распечатанный бланк,
- данные из бланка переносит в ордер (корректирует колонку количество, как вариант еще и упаковку),
- переводит документ в статус Принят , проводит и закрывает.
Вот список всех доступных форм из приходного ордера:
В рабочем месте приемки появляется новый ордер:
Теперь можем убедиться, что номенклатура фактически поступила на склад:
Для анализа состояний распоряжений на оформление приемки (т.е. чтобы проверять, по всем ли финансовым документам оформлены ордера) можно воспользоваться отчетом Выполнение приемки товаров :
Оформление операций перемещения между ордерными складами и продажи с такого склада продемонстрированы в видеоуроке
Рассмотрим инструкцию по работе с ячеистым складом в программе версии на платформе 1С 8.3. Начнем с общей схемы взаимодействия между «складом» и «офисом»:
Приемка товара в 1С Управление торговлей 11 происходит по распоряжению офиса в случаях:
- Приема товара от поставщика;
- Приема товара с завода;
- Сборка (разборка);
- Возврата товара.
Приемка товара на адресный склад 1С происходит в два этапа:
- Оприходование товара в зону приемки (документ «Приходный ордер на товары»);
- Перемещение из зоны «Приемки» в складскую ячейку (документ «Размещение в ячейках»).
Приходный ордер на товар
Приходным ордером в 1С Управление торговлей отражается факт прихода товара на склад, но еще не размещение по ячейкам.
Список операций для оприходования располагается на вкладке «Склад»:
Здесь можно увидеть все распоряжения на приемку товаров на склад, сборку и другие операции:
В правой табличной части показывается список товара, который следует принять под данному распоряжению. В форме можно установить отборы по дате и статусу распоряжения, складу и зоне приемки.
В нижней части формы можно увидеть уже оформленные приходные ордера.
Чтобы создать новый ордер, необходимо выделить в списке нужное распоряжение и нажать «Создать ордер»:
Будет создан документ. На вкладке «Товары» необходимо указать количество товаров, фактически поступившее на склад, и его единицы измерения:
После заполнения документа необходимо нажать кнопку «Провести и закрыть».
Расхождения при приемки товара
Количество фактически поступивших товаров может отличаться от количества по накладной (распоряжению).
Это может происходить по двум причинам:
- Товар по одному распоряжению приходуется разными частями . В этом случае в списке распоряжений будет отображаться остаток к приемке.
- Поставщик ошибся и отправил неправильное количество товара . В этом случае необходимо оповестить менеджера по закупкам для формирования списка расхождения по накладной.
Размещение товара
После того как товар принят по приходному ордеру, он оказывается в зоне «Приемки». Теперь необходимо переместить его из этой зоны в требуемую ячейку для хранения.
Чтобы сделать размещение в ячейку, необходимо зайти на вкладку «Размещение в ячейки»:
Здесь в 1С УТ 11.1 находится список всех товаров, которые сейчас расположены в ячейке «ПРИЕМ». В нижней части формы расположены задания, которые ожидают исполнения.
Для создания задания на размещение необходимо выделить необходимую номенклатуру (выделять строки можно с помощью нажатой кнопки ctrl) и нажать «Создать задание на размещение». Система предложит вариант формирования задания:
Где можно выбрать дополнительные настройки.
В нижней части формы появится новый документ со статусом «Подготовлено»:
Откроем документ:
Система самостоятельно предложит ячейки для размещения по умолчанию. При желании ячейки можно изменить. Если всё верно, необходимо установить статус документа «В работе», распечатать «Задание складскому работнику» и зафиксировать изменения с помощью кнопки «Записать и закрыть»:
Печатная форма для складского работника выглядит следующим образом:
После того как размещение фактически сделано, необходимо зайти в документ и установить статус документа «Выполнено без ошибок»:
Отгрузка товара
Отгрузка товара происходит по распоряжению офиса в случаях:
- Отгрузка товара покупателю;
- Перемещения между складами;
- Сборка (разборка).
Расходный ордер на товары
Список распоряжений на отгрузку товаров можно увидеть на вкладке «Склад»:
В форме обработки можно увидеть все актуальные распоряжения и ордера на отгрузку:
Для создания новой отгрузки необходимо выделить нужные распоряжение (или одно) и нажать на кнопку «Создать ордера»:
Система предложит дополнительные настройки для формирования распоряжений:
Расходные ордера создадутся автоматически, можно переходить к отбору товара из ячеек.
Отбор товара из ячеек
Отбор номенклатуры из ячеек производится на вкладке «Отбор из ячеек»:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Для создания нового задания на размещение необходимо выделить нужный ордер (или ордера) из списка и нажать «Создать» — «Задание на отбор»:
Система запросит дополнительные параметры:
Если установить переключатель в состояние «Задание на отбор и задания на упаковку», при недостаточном количестве различных упаковок товара система создаст задание на переупаковку товара (например, из коробок в штуки).
Созданные документы можно увидеть в нижней части формы:
Если открыть документ, в нем будут установлены ячейки по умолчанию:
Для начала сборки достаточно установить статус «В работе», распечатать «Задание складскому работнику» и нажать кнопку «Провести и закрыть».
После окончания фактической сборки необходимо открыть документ «Отбор товаров» и установить статус «Выполнено без ошибок:
Чтобы закончить процесс отгрузки клиенту, нужно установить исходному Расходному ордеру на товары статус «Отгружен»:
Инвентаризация в 1С УТ 11
Инвентаризация в программе 1С Управление торговлей производится документом «Пересчет товаров».
При создании нового пересчета товаров на вкладке Информация указывается, на каком складе планируется :
После этого заполняется вкладка «Товары». Заполнить её можно с помощью кнопки «Заполнить по отбору», при этом указав предварительно нужные отборы (по ячейке, номенклатуре и т.д). Если отбор не указан, товары заполнятся всем товаром:
Таблица заполняется учетным количеством товара:
Остатки «по учету» заполняются на дату, установленную на вкладке «Информация».
Для начала инвентаризации нужно остановить статус «В работе», после чего распечатать «Бланк задания на пересчет товаров».
После фактического пересчета товара необходимо установить статус документа «Внесение результатов». Колонка «По факту» станет доступна для внесения:
Когда внесение результатов окончено, нужно установить статус «Выполнено»:
Инвентаризация окончена. После подтверждения её в офисе товар будет списан со склада и ячеек.
Перемещение номенклатуры между ячейками
Перемещение номенклатуры между ячейками одного склада оформляется с помощью документа «Отборы (размещение) товаров»:
Чтобы создать новый документ, необходимо нажать кнопку «Задание на перемещение» из меню «Создать»:
На вкладке «Товары (Отбор)» заполняется наименование товара, ячейка, откуда идёт перемещение, единица измерения и количество. Информацию можно заполнить вручную или воспользоваться заполнением в меню табличной части «Товары» — «Заполнить по остатков в ячейке»:
В открывшейся форме можно указать список ячеек, из которых будет заполнены остатки номенклатуры:
После нажатия на кнопку «ОК» табличная часть будет заполнена по остаткам:
Останется только указать новые ячейки для размещения номенклатурных позиций.
После окончания заполнения документа необходимо установить статус «В работе» и передать задание работнику склада. После окончания выполнения установить статус «Выполнено без ошибок».
Номенклатура 1С УТ
Просмотреть список складов можно на вкладке «Склад» по ссылке «Склады и магазины».
Ячейки
Ячейки – справочник, подчиненный справочнику «Склады», содержит в себе информацию по топологии склада. В справочнике содержится информация о географическом расположении ячейки на складе и её габаритах.
Ячейка может быть трех типов:
- Отгрузка – с ячеек такого типа ведется отгрузка товара.
- Приемка – первоначальная приемка производится в неё.
- Хранение – обычная ячейка, в которой производится хранение товара.
Список ячеек склада можно увидеть на форме элемента справочника «Склады» в разделе перейти:
В форме списка можно создать новый элемент или изменить существующий:
Следует обратить внимание на реквизиты:
- Тип – хранение, отгрузка, приемка.
- Линия, Стеллаж, Ярус, Адрес – фактическое расположение ячейки.
- Описание – представление ячейки в системе (документах, справочниках). Лучше, чтобы она совпадала с адресом.
- Область хранения – установить «Основная».
- Типоразмер – тип паллеты или ячейки (габариты и вес).
Блокировка ячеек
Работа с кассой и кассовыми документами - это неотъемлемая часть бухгалтерской деятельности. Она включает установку лимита кассы, учет поступления денежных средств через приходный кассовый ордер (ПКО) и учет расхода через расходный кассовый ордер (РКО). Рассмотрим каждый вид операций по порядку.
Лимит кассы
Каждая крупная организация, которая работает с наличными деньгами, должна устанавливать лимит кассы – это регламентируется Указанием Банка РФ. Исключение составляют малые компании и предприниматели. Установленный лимит кассы нельзя превышать, но можно ежемесячно менять, это должно быть подтверждено документально, подписанным приказом руководства. В противном случае можно получить штраф от налогового инспектора.
Лимит кассы или лимит остатка наличных денег в кассе это - максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня.
Теперь выясним, как в программе установить лимит кассы. Для этого нужно перейти во вкладку меню «Справочники», раздел «Предприятие», справочник «Организация». Заходим в настройки организации и в верхней панели нажимаем «Еще», выбираем пункт «Лимиты остатка кассы»:
Попадаем в заполнение документа. Нажимаем клавишу «Создать». В открывшемся окошке вводим дату, с которой будет действовать данная настройка, и вводим размер лимита кассы, то есть указываем сумму наличных, которая может находиться в кассе.
Жмем «Записать и закрыть». Лимит указан. Это периодическая настройка. Если, допустим, хотим, чтобы через месяц действовал другой лимит, то создаем новый документ с нужной датой, указываем размер лимита и проводим. Все документы можно просмотреть в журнале:
Перейдем теперь во вкладку меню «Банк и касса» и посмотрим, какие журналы в себя включает раздел «Касса»:
- Кассовые документы – это приходные и расходные кассовые ордера;
- Оплаты платежными картами – это эквайринг;
- Авансовые отчеты – позволяют отчитываться подотчетным лицам;
- Управление фискальным регистратором – позволяет закрыть смену, сделать X-отчет и Z-отчет;
- Управление эквайринговым терминалом – позволяет произвести настройку данного терминала.
Приходные кассовые ордера
Теперь рассмотрим подробно кассовые документы. Начнем с приходных кассовых ордеров. Они оформляются через кнопку «Поступление». С помощью ПКО можно сделать большое количество операций. Это определяется пунктом «Виды операций»:
- Розничная выручка;
- Возврат от поставщика;
- Получение наличных в банке;
- Получение займа от контрагента;
- Возвращение займа контрагентом;
- Возврат займа работником;
По документу формируется проводка Дт50.01 - Кт62.01 – поступление от покупателя.
После проведения документа внизу появляется настройка «Реквизиты печатной формы». Здесь можно указать информацию, которая будет отображаться при печати ПКО:
- Принято от - название организации;
- Основание – наименование документа и номер;
- Приложение;
- Комментарий.
Печать осуществляется через клавишу вверху экрана «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Печатаем и отдаем на подпись.
Если подключен фискальный регистратор, то через кнопку «Напечатать чек», которая находится на верхней панели, можно распечатать чек. Обратите внимание, что в ПКО можно добавить неограниченное количество строк. Сделано это для того, чтобы можно было разделить оплату либо по договорам, либо по статьям движения средств. Для примера добавим еще одну строку, разделим сумму поступления и укажем статью ДДС – «Прочие поступления». А счет расчетов 62.01.
Проведем документ и посмотрим сформировавшиеся проводки. Единственное, что изменилось, эта сумма разбилась на две части:
- Дт50.01 - Кт62.01 – оплата от покупателей;
- Дт50.01 - Кт62.01 – прочие поступления.
Вид операции «Розничная выручка»
Заполняются поля:
- Вид операции – розничная выручка;
- Номер и дата формируются автоматически;
- Склад – указываем розничный склад;
- Сумма выручки;
- Статья ДДС – розничная выручка.
Проверяем, проводим. При необходимости отправляем на печать и отдаем на подпись.
Вид операции «Возврат от подотчетного лица»
Здесь заполняем:
- Номер и дата – пропускаем;
- Подотчетное лицо – вводим данные, от кого принимаем возврат денежных средств;
- Сумма;
- При необходимости заполняем пункт «Реквизиты печатной формы» - будет отображаться при печати ПКО.
Печатаем и отдаем на подпись.
Проводка по этому виду будет выглядеть так: Дт50.01 - Кт71.01.
Вид операции «Возврат от поставщика»
Заполняются:
- Вид операции – возврат от подотчетного лица;
- Контрагент – название организации, от которой принимаем возврат;
- Сумма платежа;
- Договор;
- Все остальное заполняет программа самостоятельно;
- При необходимости заполняем «Реквизиты печатной формы».
- Проводим, печатаем, отдаем на подпись. Формируется проводка Дт50.01 - Кт60.01
Вид операции «Получение наличных в банке»
В данном случае нужно проставить только вид операции и сумму, а все остальные параметры программа заполнит автоматически. Остается только проверить и провести документ. Печатаем и отдаем на подпись. Если посмотреть проводку, то отразится движения средств с расчетного счета в кассу: Дт50.01 - Кт51:
Вид операции «Получение займа от контрагента»
Заполняем:
- Вид операции;
- Контрагент – от кого получаем заем;
- Сумма платежа;
- Договор – должен быть прочим;
- Статья ДДС – получение кредитов и займов;
- Счета расчетов – 67.03.
Проводим, печатаем, отдаем на подпись. Смотрим проводки: Дт50 - Кт67.03 – получение денежного займа/кредита.
Вид операции «Получение кредита в банке»
Заполняется аналогично предыдущему виду, только в поле «Контрагент» нужно указать название банка. Контрагента необходимо ввести заранее. Счет учета здесь проставляется по умолчанию.
Вид операции «Возврат займа контрагентом»
Заполняем:
- Вид операции;
- Контрагент
- Сумма платежа;
- Договор – в данном виде должен быть «Прочие»;
- Счета расчетов – 58.03 (Предоставленные займы).
Проводим. Если нужно заполняем «Реквизиты печатной формы», отправляем на печать и отдаем на подпись.
Вид операции «Возврат займа работником»
Данный вид заполняется аналогично, только указываем не контрагента, а физическое лицо. Прописываем сумму. Проводим, заполняем если нужно настройки печатной формы. Печатаем, отдаем на подпись. В проводке будет отображаться Дт50.01 - Кт73.01 – поступление от погашения займов.
Вид операции «Прочий приход»
Здесь можно указать любой счет, любую аналитику. С помощью операции «Прочий приход» можно оформить все те операции, которые рассматривали ранее.
Если возникла необходимость оприходовать поступление денежных средств в валюте, то нужно проставить счет 50.21 (Касса организации в валюте). Становится доступным выбор валюты, которая нужна. По кассе, аналогично банковским документам, происходит переоценка валюты и расчет курсовых разниц.
Расходные кассовые ордера
Теперь рассмотрим расходные кассовые ордера (РКО). Оформляются они в журнале «Кассовые документы», через клавишу «Выдача». Заполнение аналогично ПКО, только операция обратная. С помощью РКО можно оформить документы:
- Оплата поставщику;
- Возврат покупателю;
- Выдача подотчетному лицу;
- Выплата заработной платы по ведомостям;
- Выплата заработной платы работнику;
- Выплата сотруднику по договору подряда;
- Взнос наличных в банк;
- Возврат займа контрагенту;
- Возврат кредита банку;
- Выдача займа контрагенту;
- Инкассация;
- Выплата депонированной заработной платы;
- Выдача займа работнику;
- Прочий расход.
РКО отличаются от ПКО некоторыми видами операций. Заострим на них внимание.
Вид операции «Выплата заработной платы по ведомостям»
Вид операции «Выплата заработной платы сотруднику»
Вид операции «Выплата сотруднику по договору подряда»
Заполняется аналогично на конкретного получателя. Статья ДДС будет указана – оплата поставщикам (подрядчикам):
В проводках будет отображаться Дт76.10 - Кт50.01:
Вид операции «Инкассация»
Вид операции «Выплата депонированной заработной платы»
Депонированная заработная плата – это оплата труда, которую сотрудник по каким-то причинам не смог получить вовремя в течение срока, установленного в организации. Заполняется.
Учет кассовых операций регламентируется указанием Центрального банка Российской Федерации от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Рекомендуем в обязательном порядке ознакомиться с ним главным бухгалтерам, кассирам и другим сотрудникам финансовой службы предприятия, работающим с кассовыми документами. Также стоит ознакомиться с указанием ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов».
Получатели бюджетных средств дополнительно учитывают нормативные акты, касающиеся регулирования кассовых операций при бюджетном финансировании.
Индивидуальные предприниматели могут не вести учет кассовых операций в 1С, не должны устанавливать лимит денежных средств. При этом такие документы, как КУДР, должны вестись обязательно, т.к. не относится к кассовым.
Не обязаны устанавливать лимит денежных средств малые предприятия (численность до 100 человек и готовая выручка – до 800 млн.руб., в т.ч. микропредприятия – организации с численностью до 15 человек и выручкой до 150 млн.руб.). Остальные предприятия устанавливают лимит наличных денежных средств, при превышении которого наличные денежные средства должны сдаваться в банк. Исключение делается для денежных средств, назначение которых – оплата заработной платы и подобные выплаты. В дни выплаты зарплаты на срок до 5 рабочих дней (точный крайний срок выплаты устанавливается руководителем предприятия и указывается на платежной ведомости) допускается превышение лимита денег в кассе на суммы, предназначенные для оплаты платежных ведомостей по заработной плате, пособиям и подобным выплатам.
Поступление денежных средств в кассу оформляется Приходным кассовым орденом (сокращенно ПКО ), выплаты – Расходным кассовым орденом (сокращенно РКО ). Для выплаты заработной платы и т.п. следует предварительно формировать платежную ведомость или расчетно-платежную ведомость, даже если выплаты производятся одному человеку. Документооборот может вестись в бумажном или электронном варианте. В последнем случае документы должны быть подписаны электронной цифровой подписью. По итогам дня на основании ПКО и РКО формируется кассовая книга . Если в течение дня движения средств по кассе не было, формировать кассовую книгу за этот день не надо.
Предельный лимит расчетов наличными между контрагентами по одному договору составляет 100 000 рублей. Расчеты с физическими лицами осуществляются без ограничений по сумме.
Денежные средства, поступившие в кассу предприятия за счет продажи товаров, выполнения услуг, в качестве страховых премий, могут расходоваться только на следующие цели:
- Выплаты заработной платы и пособий;
- Выплаты страховых возмещений физическим лицам, оплатившим страховые взносы наличными ;
- Оплата товаров, работ, услуг;
- Выдача наличных под отчет;
- Возврат денежных средств по товарам, работам, услугам, оплаченным ранее наличными средствами.
Для остальных целей наличные денежные средства следует снимать с расчетного счета в банке.
Нарушение порядка ведения кассовых операций может привести к штрафу (ст. 15.1 КоАП РФ):
- На должностное лицо – от 4 000 до 5 000 рублей;
- На юридическое лицо – от 40 000 до 50 000 рублей.
Проверкой правильности ведения кассовых операций занимаются налоговые органы РФ (ст. 23.5 КоАП РФ).
Кассовые документы в 1С
Вышеприведенная методика учета кассовых операций не является исчерпывающей и содержит основные правила работы с наличными денежными средствами.
Выбираем пункты меню Банк и касса => Касса => Кассовые документы
Рисунок 1. Выбор кассовых документов
В зависимости от версии программы настройки меню могут несколько отличаться, но в любом случае в разделе Банк и касса вы сможете получить доступ к основным кассовым документам – ПКО и РКО.
Рисунок 2. Кнопки для ввода ПКО и РКО
Приходный кассовый ордер
В 1С предлагается десять видов ПКО в зависимости от вводимой операции. Они следующие:
- Оплата от покупателя;
- Розничная выручка;
- Возврат от подотчетного лица;
- Возврат от поставщика;
- Получение наличных в банке;
- Получение займа от контрагента;
- Получение кредита в банке;
- Возврат займа контрагентом;
- Возврат займа работником;
- Прочий приход.
Рисунок 3. Варианты документа ПКО
Название документов отражают их суть и имеют соответствующие настройки, например Возврат от подотчетного лица по умолчанию будет иметь корреспонденцию со счетом 71.
Вариант ПКО Прочий приход кажется универсальным, т.к. позволяет выбрать любой счет из плана счетов и провести любую операцию. Но методологи из 1С советуют пользоваться им только в крайнем случае, при нетиповых операциях, стараясь по возможности проводить документы с видами операций №№ 1-9.
Ниже приведены три варианта формы ввода ПКО. Общие правила – обязательные к заполнению поля подсвечены красной линией.
Рисунок 4. ПКО - Возврат от подотчетного лица
Раздел Реквизиты печатной формы может быть раскрыт или свернут при нажатии.
Рисунок 5. ПКО - наличные из банка. Показаны реквизиты печатной формы
Если документ предполагает выбор контрагента, который не является физическим лицом, в обязательном порядке следует заполнить поле Договор.
Рисунок 6. ПКО - Оплата от покупателя
Если надо указать больше чем один договор, воспользуйтесь функцией Разбить платеж, которая позволяет заполнить данные по нескольким договорам. В таком случае после выбора контрагента следует открыть табличную часть Разбивка платежа, выбрать договоры и указать суммы по каждому. Общий итог отразится в ПКО.
Рисунок 7. Настройки ПКО - оплата в разрезе договоров
Значение поля Статья ДДС заполняется из справочника. Данный справочник позволяет добавить Наименование статьи ДДС, а вот значение Вид движения для редактирования недоступно. Если наименований слишком много и хочется сгруппировать их по папкам, следует воспользоваться кнопкой «Создать группу». Заполненное значения поля в дальнейшем будет учитываться при формировании отчетной формы № 4 «Отчет о движении денежных средств».
Рисунок 8. Справочник - статьи движения денежных средств
Заполним ПКО на поступление наличных из банка.
Рисунок 9. Пример заполненного ПКО
Рисунок 10. Проводки по ПКО
Следует отметить, что в данном случае отражено движение денег не только по кассе, но и по расчетному счету. Чтобы не получилось двойного списания денег с банковского счета, проводки вида Дт 50.01 – Кт 51 формируются кассовыми, а не банковскими документами.
Расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер, или РКО, во многом формируется по таким же правилам, как и ПКО. В 1С существуют следующие виды РКО:
- Оплата поставщику
- Возврат покупателю
- Выдача подотчетному лицу
- Выплата заработной платы по ведомостям
- Выплата заработной платы работнику
- Выплата сотруднику по договору подряда
- Взнос наличными в банк
- Возврат займа контрагенту
- Возврат кредита банку
- Выдача займа контрагенту
- Инкассация
- Выплата депонированной заработной платы
- Выдача займа работнику
- Прочий расход
При выплатах № 4-5 следует предварительно подготовить платежные ведомости, даже если оплата производится одному сотруднику.
Рисунок 11. Варианты документа РКО
Оформим РКО по выдаче средств подотчетному лицу.
Рисунок 12. Заполненный документа РКО
После проведения документа можно посмотреть проводки.
Рисунок 13. Проводки по РКО
Рассмотрим порядок проведения в 1С выплат по заработной плате. Сформируем платежную ведомость. Если все сотрудники по ней получили зарплату, можно воспользоваться кнопкой «Оплатить ведомость» (внизу формы), автоматически сформируется РКО.
Рисунок 14. Варианты кассовых документов на основе платежной ведомости
Смоделируем ситуацию, когда по одному сотруднику зарплата депонирована, а по остальным выплачена. В бумажном варианте ведомости по депонированным суммам ставится соответствующая отметка. В 1С при учете кассовых операций следует открыть ведомость и воспользоваться кнопкой Создать на основании, затем Депонирование зарплаты. Для документа депонирования оставляем нужные нам фамилии.
Рисунок 15. Документ Депонирование зарплаты
После проведения документа смотрим проводки.
Рисунок 16. Проводки при депонировании зарплаты
Возвращаемся в ведомость и по кнопке Создать на основании формируем документ Выдача наличных . Сумма будет пересчитана автоматически и станет меньше на депонированные суммы.
Рисунок 17. Документ Выдача наличных на основании зарплатной ведомости
Проводки по выдаче зарплаты сформировались по двум сотрудникам, так и должно быть.
Рисунок 18. Проводки по документу Выдача наличных
Депонированные суммы можно хранить в кассе только в том случае, если они не превышают лимит для хранения денежных средств. В противном случае их следует сдать в банк. Формируем РКО Взнос наличными в банк.
Рисунок 19. Заполнение документа Взнос наличными в банк
Результат проведения документа.
Рисунок 20. Проводки по документу Взнос наличными в банк
Кассовая книга в 1С 8.3
На основании ПКО и РКО, проведенных за день, сформируем кассовую книгу (Рисунок 21), которая представляет собой отчет по проведенным кассовым операциям.
Небольшое примечание: иногда при автоматизации программисты спрашивают у пользователей, в каком виде реализовать ту или иную форму – как документ или как отчет. Часто такой вопрос ставит в тупик. Поясню разницу на примере кассовых документов. ПКО или РКО являются отдельными документами, по которым существует форма ввода. Суммы в них, как правило, вносит сам пользователь, может поменять их при желании. Кассовая книга является отчетом, по ней нет формы ввода, она заполняется автоматически на основании тех данных, которые введены в документах ПКО и РКО. При внесении изменений в эти документы отчет при формировании даст уже измененные суммы автоматически.
Рисунок 21. Кнопка для формирования кассовой книги
По данному отчету можно задать необходимые настройки.
Рисунок 22. Настройки кассовой книги
Готовый отчет.
Рисунок 23. Отчет Кассовая книга
Авансовый отчет
Еще один документ, входящий в состав блока Касса в программе 1С – Авансовый отчет
Рисунок 24. Путь по меню к документам Авансовый отчет
Рассмотрим пример заполнения авансового отчета.
Рисунок 25. Создание авансового отчета
Табличная часть содержит несколько вкладок. Вкладку Авансы заполняем на основании выданного РКО.
Рисунок 26. Заполнение вкладки Авансы
Вкладку Товары заполняем данным о приобретенных товарах или материалах. Если в документах выделен НДС, указываем эти данные в авансовом отчете.
Рисунок 27. Заполнение вкладки Товары
Рисунок 28. Вкладка товары, реквизиты сч/ф.
На вкладке Оплата показываем оплату за ранее приобретенные товары.
Рисунок 29. Заполнение вкладки Оплата
Более подробно про использование вкладок Товары и Оплата.
Если приобретаете единичный товар в розничном магазине, отражайте такую покупку в разделе Товары. Но допустим у вас ситуация, когда с одним и тем же поставщиком расплачиваетесь то наличкой, то по безналу. И хотите иметь корректные данные по расчетам, например, для формирования акта сверки. Тогда накладные и счет-фактуры, полученные от этого поставщика в день покупки за наличный расчет, можно провести отдельно от авансового расчета документом Поступление (акты, накладные), а в авансовом отчете отразите реквизиты ПКО, т.е. документ оплаты на вкладке Оплата.
После проведения документа можно посмотреть проводки. Сумма авансового отчета составила 10 180 рублей, т.е. перерасход 180 рублей должен будет выдан из кассы после утверждения авансового отчета.
Рисунок 30. Проводки по авансовому отчету БУ и НУ
Рисунок 31. АО - НДС к вычету
Оплата платежными картами
Оплата платежными картами, или по-другому эквайринг – повсеместно распространенный в настоящее время способ оплаты за товары или услуги. Рассмотрим порядок проведения такой операции в 1С.
Путь по меню: Банк и касса => Касса => Операции по платежным картам.
Рисунок 32. Путь по меню - Операции по платежным картам
По кнопке Создать возможны три варианта документа. Выбираем Оплата от покупателя, т.к. этот документ настроен на отражение оплаты от юридических лиц и ИП. Операции по платежным картам для розничной торговли выходят за рамки данной статьи.
Рисунок 33. Выбор варианта документа
Заполняем документ, здесь все довольно просто.
Рисунок 34. Заполненный документ Операции по платежной карте
Смотрим проводки. Денежные средства отражены на счете 57.03.
Рисунок 35. Проводки по документу Операции по платежной карте
Чтобы отразить поступление денежных средств на расчетный счет, можно на основании проведенной операции создать документ Поступление на расчетный счет.
Рисунок 36. Создание документа Поступление на расчетный счет
Без комиссии банка платежи вряд ли осуществляются, поэтому разбиваем платеж на сумму оплаты и комиссию банка, указываем счет затрат для этой комиссии.
Рисунок 37. Заполненный документа Поступление на расчетный счет
Смотрим проводки.
Рисунок 38. Проводки по документу Поступление на расчетный счет
Операции с фискальным регистратором
Фискальный регистратор является техническим устройством для печати чеков, обладает фискальной памятью, подключается к компьютеру и способен работать по сети. Путь по меню для подключения Администрирование => Подключаемое оборудование.
Рисунок 39. Меню Подключаемое оборудование
В разделе Фискальные регистраторы следует указать драйвер устройства.
Рисунок 40. Выбор драйвера фискального регистратора
Если реального регистратора нет в наличии, для тестовых целей можно использовать эмулятор от 1С. Пример заполнения данных приведен ниже на рисунке 41.
Рисунок 41. Пример заполненной карточки настроек фискального регистратора
После подключения фискального регистратора становится возможна печать чеков, например, из документов ПКО или Операция по платежной карте.
Рисунок 42. Печать чека в программе 1С
На этом мы закончили рассмотрение темы отражения приходных и расходных кассовых ордеров в программе 1С 8.3.
